Als medewerkers worden ingeroosterd, impliceert dat een vorm van planning. Maar het simpele feit dat er planning is, betekent niet per se dat dit professioneel gebeurt. Plannen is namelijk een vak apart, een specialisme waarin men zich niet moet vergissen.

Valt roosteren ook onder de noemer van plannen?

Laten we eerst een misvatting uit de weg helpen: Roosteren is niet hetzelfde als plannen. Bij roosteren worden medewerkers simpelweg ingedeeld voor diensten, zonder veel verdere overwegingen. Misschien wordt er nog gekeken naar de wensen van de medewerkers, heel misschien naar de behoeften van de cliënten, maar zelden naar de belangen van de organisatie. Terwijl doelmatigheid en efficiëntie juist van belang zijn. Een planner daarentegen creëert inzicht, rust en overzicht door een gestructureerde aanpak van het planningsproces. Elke roosterperiode doorloopt hij/zij dezelfde stappen: van het maken van een forecast voor werkaanbod en personeelsinzet tot het tijdig opleveren van het rooster en het uitvoeren van dagelijkse sturing op een georganiseerde manier.

Een georganiseerde aanpak komt natuurlijk niet uit de lucht vallen. Hiervoor is een duidelijk beleid nodig, waarin werkwijzen, regels en afspraken zijn vastgelegd. Het planningsproces moet goed gedocumenteerd zijn, en er moeten flexibele lagen zijn vastgesteld. Rollen, taken en verantwoordelijkheden moeten worden beschreven. Daarnaast moet er ondersteunende software, communicatiemiddelen en andere technologieën zijn geïmplementeerd. Dit alles moet binnen de organisatie worden geborgd, zodat iedereen gericht is op hetzelfde doel.

Kan een afdeling zonder sturing?

Het opzetten van een planorganisatie alleen is echter niet genoeg. Zoals eerder benadrukt, is plannen een vak apart. En net als bij elk vak is effectief leiderschap van belang. Zonder iemand die de koers uitzet en ervoor zorgt dat doelstellingen worden behaald, is een planningsafdeling als een schip zonder kapitein. Een leidinggevende is nodig om de rode draad te bewaken, om ervoor te zorgen dat zowel de kwantiteit als de kwaliteit van de afdeling op peil blijven. Daarnaast fungeert de leidinggevende als brug tussen de planning en de rest van de organisatie.

Dus, plannen is niet hetzelfde als roosteren, en het is ook geen taak die je even snel tussendoor kunt doen. Als organisatie vereist het opzetten van een professionele planning toewijding. Het kost tijd om een professionele planning op te zetten, maar op de lange termijn zal het zeker voordelen opleveren voor de organisatie. Het kan leiden tot een verbetering van de kwaliteit van zorg, de tevredenheid van medewerkers en de efficiëntie van jouw organisatie.

Wat houdt je nog tegen om hiermee aan de slag te gaan?