Jouw gids voor de selectie en implementatie van roostersoftware

Het uitzoeken van WFM- of roostersoftware kan een feest zijn, maar makkelijk is het niet per se. Waar begin je met het proces, en wie moet je aanhaken? Nog belangrijker, wat zijn de budgetten en eisen?

Bij NEXT hebben we inzicht in de kosten, functies en trajecten van een groot aantal softwarepakketten en leveranciers. Zo kunnen we organisaties onafhankelijk helpen bij het selecteren van de juiste roostersoftware. Of dit nu in het hele proces is, of een onderdeel ervan, zoals het definiëren van de behoeftes en eisen.

Pak je het toch liever zelf aan? Dan is het onderstaande plan van aanpak een mooie start naar de NEXT step in je softwarekeuze. 

1. Definieer de behoeften en eisen

Activiteit: Organiseer een kick-off meeting met alle relevante stakeholders om de specifieke behoeften en eisen voor het nieuwe softwarepakket te definiëren.

Doel: Begrijp de unieke behoeften van elke afdeling (bijv. HR, functioneel beheer, operatie) en stel een uitgebreide requirementlijst of Request for Proposal (RFP) op.

Uitvoering:

• Betrek teamleden met praktijkervaring en degenen met ervaring in het opstellen van RFP’s.
• Identificeer de kernfunctionaliteiten die de software moet bieden.
• Bespreek en documenteer specifieke eisen, zoals mobiele functionaliteiten en integratie met bestaande systemen.

2. Marktonderzoek en voorselectie naar roostersoftware

Activiteit: Voer een marktonderzoek uit om potentiële softwareleveranciers te identificeren en te evalueren.

Doel: Krijg een overzicht van beschikbare oplossingen die aan de gedefinieerde behoeften kunnen voldoen.

Uitvoering:

• Maak een longlist van mogelijke softwareleveranciers.
• Beoordeel elke leverancier op basis van de requirementlijst en maak een shortlist van de top drie kandidaten.

3. Vraag demonstraties aan

Activiteit: Organiseer demonstraties met de top drie leveranciers.

Doel: Krijg een gedetailleerd beeld van hoe de roostersoftware werkt en hoe het aan de eisen voldoet.

Uitvoering:

• Stel gerichte vragen tijdens de demo’s om te verifiëren of de roostersoftware aan specifieke behoeften voldoet.
• Betrek relevante teamleden bij de demo’s om verschillende perspectieven te krijgen.

4. Start een proefperiode (POC)

Activiteit: Start een Proof of Concept (POC) met de meest veelbelovende leverancier.

Doel: Test de roostersoftware in een reële omgeving om de geschiktheid en prestaties te evalueren.

Uitvoering:

• Definieer duidelijke criteria en doelen voor de POC.
• Zorg voor betrokkenheid van eindgebruikers om praktische feedback te krijgen.
• Evalueer de resultaten van de POC en bespreek deze met het team.

5. Besluitvorming en contractonderhandelingen

Activiteit: Maak een definitieve keuze op basis van de POC-resultaten en onderhandelingen met de geselecteerde leverancier.

Doel: Kies de best passende softwareoplossing en onderhandel een contract dat aan de organisatorische eisen voldoet.

Uitvoering:

• Vergelijk de POC-resultaten met de oorspronkelijke eisen.
• Betrek juridische en inkoopafdelingen bij de contractonderhandelingen.
• Zorg ervoor dat het contract duidelijke afspraken bevat over ondersteuning, training en toekomstige updates.

6. Implementatie en training van de roostersoftware

Activiteit: Plan en voer de implementatie van de gekozen roostersoftware uit.

Doel: Zorg voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem en train gebruikers om de software effectief te gebruiken.

Uitvoering:

• Maak een implementatieplan met duidelijke mijlpalen en verantwoordelijkheden.
• Organiseer trainingen voor eindgebruikers en het functioneel beheerteam.
• Zorg voor een ondersteuningsstructuur tijdens de implementatiefase.

7. Evaluatie en optimalisatie

Activiteit: Voer een evaluatie uit na de implementatie om de prestaties en tevredenheid te beoordelen.

Doel: Identificeer verbeterpunten en optimaliseer de processen.

Uitvoering:

• Verzamel feedback van alle gebruikersgroepen.
• Analyseer de prestaties van de software en de impact op de bedrijfsprocessen.
• Voer verbeteringen door op basis van de evaluatie.

De NEXT conclusie

Door deze gestructureerde aanpak te volgen, zorg je ervoor dat de selectie en implementatie van nieuwe roostersoftware soepel verloopt en voldoet aan de behoeften van alle stakeholders.

Wil je eens vrijblijvend sparren over de uitdagingen die je hebt met roostersoftware(selectie), de functionaliteiten of het juist ontbreken ervan? Neem contact op met NEXT, dan zorgen we er samen voor dat je softwareavontuur een succes wordt!