Met de juiste zorghulpmiddelen kun je zoveel meer.

Medipoint is onderdeel van Medux, dé grootste leverancier van zorghulpmiddelen in Nederland. Als de thuiszorgwinkel van het land biedt Medipoint persoonlijk advies en ondersteuning bij het lenen, huren of kopen van hulpmiddelen. Hun doel? Jou zo goed mogelijk helpen met de juiste zorghulpmiddelen.

De uitdaging: Workforce Management slimmer en efficiënter inrichten

Workforce Management (WFM) was een uitdaging bij Medipoint door de groeiende behoefte aan strategische inzichten en optimalisaties. Medipoint zocht juist een partner die niet alleen de capaciteit kon waarborgen, maar ook actief meedacht over verbeteringen, groei en de toekomst. Zo kwam NEXT in beeld.

Voor de implementatie van de WFM-software schakelde Medipoint de softwarepartij en onze partner CCmath in, die verantwoordelijk was voor de invoering van de nieuwe software ter optimalisatie van de afdeling. 

Waarom de keuze voor WFM as a Service?

“Het vinden van ervaren planners is een flinke uitdaging, zeker in deze huidige arbeidsmarkt. Een nieuwe medewerker heb je niet zomaar gevonden’’, vertelt Mark Arendsen, Manager Klantservice. Continuïteit was daarom een van de redenen om WFM uit te besteden. ‘’Wij zochten juist meer dan alleen een dienstverlener; we wilden een echte partner die écht meedenkt. Kennis, expertise en frisse inzichten in de processen waren minstens zo belangrijk, benadrukt Mark.”

Naast het uitbesteden van WFM wilden we ook een bredere business case opzetten. Het doel? Meer automatiseren, software optimaal benutten en taken efficiënter verdelen. Zo konden medewerkers zelf meer oppakken, wat ook impact had op de bezetting. Hierdoor konden we de bezetting op de WFM-afdeling verlagen – een win-winsituatie, legt Mark uit.”

Samenwerking in de praktijk

“Het team van NEXT is inmiddels volledig geïntegreerd in onze operatie,” vertelt Mark. “Met een vast team van twee operationele WFM-specialisten en een teamlead is er altijd ondersteuning, waardoor er geen capaciteitsprobleem ontstaat. Binnen het team is er een vast aanspreekpunt, maar in de praktijk kunnen we bij alle drie terecht. Ze zijn volledig op de hoogte van alles wat er speelt en functioneren als volwaardige projectmanagers. Daarnaast dragen ze actief bij aan verbeteringen, zowel op strategisch niveau als bij operationele vraagstukken. Ze durven te adviseren en mee te beslissen.’’

“De samenwerking met NEXT voelt als een verlengstuk van onze organisatie. Teamleiders en NEXT-medewerkers zoeken elkaar actief op. De lijnen zijn kort en de bereidheid om samen te werken is groot. Dit maakt écht een verschil en sluit ook naadloos aan bij de cultuur van onze organisatie, waar samenwerking en transparante communicatie centraal staan. NEXT-medewerkers worden echt gezien als interne collega’s. Ze nemen deel aan teamuitjes, ontvangen kerstpakketten en hebben direct contact met de teamleiders. Dit versterkt niet alleen de samenwerking, maar zorgt ook voor wederzijds vertrouwen,” benadrukt Mark.

Wisseling van de wacht? Geen probleem!

“Soms wisselt een operationele WFM-specialist binnen het team van NEXT, maar deze overgang verloopt altijd soepel,” vertelt Mark. “Nieuwe medewerkers worden goed ingewerkt en vooraf wordt gekeken wie het beste past bij de cultuur van Medipoint. Hierdoor ontstaat een goede match en blijft de continuïteit gewaarborgd.’’

Het resultaat: een stabiele en efficiënte Workforce Management omgeving

“De samenwerking heeft al veel positieve resultaten opgeleverd,” aldus Mark. “Het WFM-proces is nu veel stabieler en efficiënter ingericht. Daarnaast is de werkdruk verlaagd en is de bereikbaarheid verbeterd, zelfs in drukke periodes. Waar de druk eerst hoog lag, heerst nu rust en structuur.”

Belangrijke resultaten:

Altijd voldoende capaciteit: Er is altijd voldoende bezetting binnen het team;

Efficiënter werken: Door automatisering en slim gebruik van software en mankracht;

Sterke samenwerking: NEXT voelt écht als een verlengstuk van Medipoint;

Proactief meedenken: Er wordt niet alleen uitgevoerd, maar ook geadviseerd over verbeteringen.

Een samenwerking die succesvol is!

“NEXT heeft zich bewezen als een betrouwbare en betrokken partner voor ons. De samenwerking gaat verder dan alleen outsourcing, het voelt als een gedeelde verantwoordelijkheid voor het succes van WFM binnen onze organisatie. Door strategisch mee te denken, te adviseren en flexibel in te spelen op veranderingen, heeft NEXT onze WFM-processen verder geoptimaliseerd. Onze samenwerking is dan ook echt een tweerichtingsverkeer en dit draag bij aan een langdurig partnerschap,” aldus Mark.